Sekretär:in am Institut für Psychologie

Die Universität Klagenfurt ist ein lebendiger Ort des Forschens, Lehrens und Lernens. Rund 1.700 Mitarbeitende und etwa 13.000 Studierende gestalten gemeinsam eine offene, vielfältige und zukunftsorientierte Universität im Herzen des Alpen-Adria-Raums. Eingebettet in eine Region mit einzigartiger Lebensqualität und vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in Kultur, Natur und Sport, steht die Universität für Gleichstellung, Diversität, Gesundheit, Nachhaltigkeit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Am Institut für Psychologie an der Fakultät für Sozialwissenschaften wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:

Sekretär:in

Beschäftigungsausmaß 100 % (40 Wo.std.)

Mindestentgelt: € 36.681,40 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIb

Befristung: befristet bis 31. Dezember 2027

Bewerbungsfrist: 18. Oktober 2026

Kennung: 530/26

Die Position ist an der neu zu etablierenden verhaltenstherapeutischen Hochschulambulanz für Psychotherapie (HoPe) und damit an der Arbeitsgruppe für Klinische Psychologie und Psychotherapie (Verhaltenstherapie; Prof. DDr. Nater-Mewes) angesiedelt. Die Ambulanz soll die zentrale Einrichtung zur Durchführung von Interventionsstudien sein. Auch für die Lehre im Masterstudium Psychotherapie wird sie eine wichtige Rolle spielen. Darüber hinaus soll sie maßgeblich zur psychotherapeutischen Versorgung in Klagenfurt und Umgebung beitragen.

Ihre Aufgaben – das erwartet Sie:

• Eigenständige Büroadministration und –kommunikation, inkl. Terminkoordination von Patient:innen, in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Unterstützung der Leitung der psychotherapeutischen Ambulanz (Terminmanagement, Vorbereitung von Unterlagen, Protokollführung)
• Selbstständige Budgetverwaltung und -überwachung (Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Mittelübersicht, Erstellung einer Budgetplanung), inkl. Drittmittel-Budget
• Abrechnung mit Sozialversicherungsträgern und von Selbstbehalten
• Eigenverantwortliche Pflege, Qualitätssicherung und Verwaltung von Datenbanken und Verwaltungssystemen
• Selbstständige Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe innerhalb der Organisationseinheit
• Unterstützung bei der Koordination von Forschungsprojekten
• Organisation, Abwicklung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung von Studierenden, Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen als zentrale Schnittstelle
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie von Gastvorträgen, Workshops, Tagungen; Betreuung von Gästen 

Was Sie mitbringen:

• Kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägige Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
• Offenheit im Umgang mit psychisch kranken Personen
• Digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS Office, vor allem mit Excel und Word
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch

Was Sie zusätzlich auszeichnet:

• Routine im Abrechnungswesen und Praxismanagement
• Hohe Verlässlichkeit, verbunden mit Sorgfalt und Genauigkeit in der täglichen Arbeit
• Eigeninitiative und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Teamgeist und ein offener, wertschätzender Kommunikationsstil

Warum Sie gerne bei uns arbeiten werden:

• Das monatliche Mindestentgelt beträgt € 2.620,10 (14 x jährlich). Gemäß der kollektivvertraglichen Vorschriften erhöht sich das Entgelt durch die Anrechnung Ihrer tätigkeitsspezifischen Vorerfahrungen auf max. € 2.829,90 (R1) brutto
• Work where it works best for you – dank flexibler Arbeitszeiten und Remote-Optionen
• Teamspirit trifft Vielfalt – bringen Sie Ihren individuellen Background in unser engagiertes Team ein
• Nachhaltig mobil – Ihr Arbeitsplatz liegt im Grünen und ist bequem mit Öffis erreichbar
• Bei uns gelten Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch vielfältige Angebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen – unter anderem arbeitsfreie Tage am 24. Dezember, 31.Dezember und Karfreitag, betriebliche Pensionsvorsorge
• Familienfreundliche und gesundheitsfördernde Universitätskultur - Unser Familienservice unterstützt bei allen Fragen rund um Kinderbetreuung, Vereinbarkeit und Familienleben und bietet flexible Betreuungs- und Ferienangebote. Gleichzeitig stärken wir Gesundheit und Wohlbefinden mit einem vielfältigen Sport-, Massage- und Präventionsprogramm – siehe dazu jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Zeugnissen / Bestätigungen über unser Job-Portal unter der Kennung 530/26 bis spätestens 18. Oktober 2026. Der Nachweis für die Erfüllung aller Voraussetzungen für die Einstellung muss bis zum Ende der Bewerbungsfrist vorliegen.

Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie Prof. DDr. Ricarda Nater-Mewes (ricarda.nater-mewes@aau.at). Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt ist bemüht, den Anteil von Frauen in allen Bereichen zu erhöhen in denen sie unterrepräsentiert sind und fordert qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Klagenfurt bekennt sich zu Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.