Sekretär:in in der Stabsstelle Gesundheitsmanagement, Sicherheit und Barrierefreiheit

Die Universität Klagenfurt ist mit rund 1 500 Mitarbeiter:innen und über 12 000 Studierenden im Alpen-Adria-Raum angesiedelt und erreicht in Rankings regelmäßig exzellente Platzierungen. Das Motto „per aspera ad astra“ bringt den Anspruch des konsequenten Strebens nach Spitzenleistungen bei allen Tätigkeiten in Forschung, Lehre und Hochschulmanagement zum Ausdruck. Die Prinzipien der Gleichstellung, der Diversität, der Gesundheit, der Nachhaltigkeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bilden die Grundlage für das Arbeiten an der Universität.

In der Stabsstelle Gesundheitsmanagement, Sicherheit und Barrierefreiheit wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt: 

Sekretär:in

Beschäftigungsausmaß: 100 % (40 Wochenstunden)
Mindestentgelt: € 35.841,40 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIb
Befristung: auf die Dauer der Karenzvertretung der Stelleninhaberin
Bewerbungsfrist: 11. Juni 2025
Kennung: 302/25 

Der Aufgabenbereich umfasst: 

• Eigenständige Büroadministration- und -kommunikation
• Unterstützung der Leitung bei allen internen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen / Aktivitäten der Stabsstelle
• Reise- und Veranstaltungsorganisation
• Eigenständige Abwicklung von Bestellungen & Budgetüberwachung und –verwaltung im Sinne des Kostenstellenmanagements (SAP)
• Betreuung der OE-Homepage, des Beschäftigtenportals und Social Media Plattformen
• Eingabe und Pflege von Daten in die an der AAU / Stabsstelle üblichen elektronischen Plattformen (z.B. Vertragsdatenbank, Conference-Managementsystem, Terminkoordinationsprogramme etc.)
• Übernahme von Funktionen im Rahmen der Tätigkeitsbereiche der Stabsstelle (z.B. Stv. Brandschutzbeauftragte, Ersthelfer:in)

Voraussetzungen für die Einstellung: 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einschlägige Erfahrung im Office-/Sekretariatsbereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte EDV-Kenntnisse (Office- und Internetanwendungen)
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Sehr gewissenhafter, eigenständiger und effizienter Arbeitsstil
• Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit

Erwünscht sind: 

• Eigeninitiative und Engagement sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
• Hohe Dienstleistungsorientierung und Flexibilität
• Kenntnisse universitärer Abläufe und Prozesse
• Erfahrung mit SAP
• Matura
  

Das Angebot:

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt € 2.560,10 (14 x jährlich) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen.

Zudem bietet die Universität Klagenfurt:

• Persönliche und berufliche Weiterbildungsangebote, Führungskräfte- und Karrierecoaching
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen, vor allem im Bereich der Gesundheitsförderung, siehe dazu https://www.aau.at/universitaet/profil/gesundheitsmanagement/ und die Universität als Arbeitgeberin siehe dazu https://jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/
• Gesundheitsorientierte & Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur

Die Bewerbung:

Bei Interesse bewerben Sie sich mit den folgenden aussagekräftigen Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse / Bestätigungen

Bewerbungen sind ausschließlich im >> Job-Portal << möglich.

Die erforderlichen Nachweise für die Einstellung müssen bis spätestens 11. Juni 2025 vorliegen.

Nähere Auskünfte zur konkreten Stellenausschreibung erteilt Mag.a Waltraud Sawczak (waltraud.sawczak@aau.at). Allgemeine Informationen zur Universität als Arbeitgeberin finden sich unter https://jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/. Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt legt im Rahmen ihrer Personalpolitik Wert auf Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität.

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.