Administrative Fachkraft (w/m/d) an der Zentralen Einrichtung International Office (I.O.)

Die Universität Klagenfurt ist mit rund 1 700 Mitarbeitenden und über 13 000 Studierenden im Alpen-Adria-Raum angesiedelt und erreicht in Rankings regelmäßig exzellente Platzierungen. Das Motto „per aspera ad astra“ bringt den Anspruch des konsequenten Strebens nach Spitzenleistungen bei allen Tätigkeiten in Forschung, Lehre und Hochschulmanagement zum Ausdruck. Die Prinzipien der Gleichstellung, der Diversität, der Gesundheit, der Nachhaltigkeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bilden die Grundlage für das Arbeiten an der Universität.

An der Zentralen Einrichtung International Office (I.O.) wird voraussichtlich ab 1. Dezember 2025 folgende Stelle besetzt:

Administrative Fachkraft (w/m/d) 

Beschäftigungsausmaß: 100 %

Mindestentgelt: € 37.788,80 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIIa

Befristung: vorerst befristet auf ein Jahr (mit der Option auf Entfristung)

Bewerbungsfrist: bis 5. November 2025

Kennung: 540/25

Der Aufgabenbereich umfasst:

• Projektmanagement des Mobilitätsprogrammes Erasmus+ Key Action 131 (Vertragserstellung, Berichtswesen und Budget-Monitoring)
• Organisation und Abwicklung von Mobilitätsprogrammen für Outgoing-Studierende (insbesondere Erasmus+ Key Action 131)
• Organisation und Abwicklung der Erasmus+ (Key Action 131) Personalmobilitäten, Lehr- (STT) und Fortbildungsaufenthalte (STA): Durchführung von Beratungsgesprächen für Studierende und Universitätsmitarbeiter:innen in deutscher und englischer Sprache
• Zusammenarbeit mit Partneruniversitäten, nationalen und internationalen Institutionen im europäischen und außereuropäischen Hochschulraum

Voraussetzungen für die Einstellung:

• Matura bzw. der Matura gleichzusetzende Reifeprüfung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse universitärer Mobilitätsprogramme für Studierende
• Selbstständige, eigenverantwortliche, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. Tabellenkalkulationsprogramme, Präsentationssoftware, Grafik- und Layout-Programme, etc.)
• Freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten
• Reisebereitschaft und Bereitschaft zur Weiterbildung 

Erwünscht sind:

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Prozessen
• Kenntnisse der Abläufe in Administration und Budget-Management des EU- Bildungsprogrammes Erasmus+ (Hochschulbildung, Key Action 1)
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Inter-/transkulturelle Kompetenz
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse 

Das Angebot:

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt € 2.699,20 brutto (14 x jährlich) und kann sich auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen auf max. € 2.993,80 (R1) erhöhen.

Zudem bietet die Universität Klagenfurt:

• Persönliche und berufliche Weiterbildungsangebote, Führungskräfte- und Karrierecoaching
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen, siehe dazu aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/
• Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
• Leben und arbeiten in der attraktiven Alpen-Adria-Region mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in den Bereichen Kultur, Natur & Sport

Die Bewerbung:

Bei Interesse bewerben Sie sich mit den üblichen Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse / Bestätigungen

Bewerbungen sind ausschließlich im >> Job-Portal << möglich.

Die erforderlichen Nachweise für die Einstellung müssen bis spätestens 5. November 2025 vorliegen.

Nähere Auskünfte erteilt zur konkreten Stellenausschreibung Elena Buffa (elena.buffa@aau.at). Allgemeine Informationen zur Universität als Arbeitgeberin finden sich unter jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/. Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt legt im Rahmen ihrer Personalpolitik Wert auf Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität

Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.